前回までは、コーチングを活用して会議を有意義なものにしていく、という観点でお伝えしてまいりました。今回は少し視点を変えて「会議の効率化」について考えてみたいと思います。
中小企業では、マネージャーのほとんどがプレイヤーとしての仕事もこなしています。そのため社内会議が夜に始まり時間外労働を増やす要因となっている、或いは出席者の日程が合わずに会議が開催できず、問題解決が先延ばしになることがあります。
そこで、改めて会議効率化のポイントを挙げてみましょう。
 
１：アジェンダを作成し、事前に送付する
会議内容は事前に出席者にメールで配信しておきます。またアジェンダの内容は、テーマを羅列するのではなく、「何を決めるのか」「どんな意見交換をしたいのか」に焦点を当てて作成します。参加者が事前に意見をまとめておけるので、会議中に考える時間が少なくなり、効率的に進めることができます。考えをまとめるためには、せめて前々日には送付しておくとよいでしょう。またアジェンダ作成の際は、各議題の検討時間を事前に決めておきます。参加者の会議全体の構成イメージがつき、当日も時間を意識しながら意見を述べることにつながります。
 
２：時間に対する意識改革を行う
次に会議の進め方です。会議ではしばしば「途中に話が脱線する」、「一人の発言が長引く」といった現象が起こります。これらを防止するためには、参加者の意識改革が不可欠です。そのための物理的な手段として、
 
　・会議は立って行う
　・会議中のPC、スマホ持ち込みや飲食を禁止する
 
などがあります。また
 
　・進行役は部外者に任せ、時間通りに進めることに軸をおいてもらう
 
ことも有効です。進行役には目的に沿って、時間通りに会議を進めることを主として意識してもらうことで、無駄な脱線話やひとつの議題にとらわれてしまうことを防止します。
 
発言が長くなりがちな風土であれば、１人の発言時間をストップウォッチを活用して管理することもひとつの方法です。初めは少し抵抗があるかもしれませんが、慣れてくるとストップウォッチがなくとも、全員が議題や時間を意識できるようになります。
またアジェンダを配布しているにもかかわらず、指名後に考えている参加者がいれば、「あとで指名するので考えておいてください」と促し、”事前準備が可能なこと”に時間を費やさないようにします。
特に中小企業においては、「意識づけ」がポイントです。「開始時間が過ぎても参加メンバーを待っている」、「時間が過ぎても話し合いが尽きるまで終わらない」、といった現象が生じていれば、一度意識改革に取り組んでみましょう。
 
リーダーとして、できるだけ効率的な会議運営を行い、大事な議題に重きを置いて議論できるようコントロールすることも大事な役割ではないでしょうか。