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評価フィードバック面談における上司の注意点

2013年04月12日 カテゴリ:人事考課(人事評価)

執筆者:森谷 克也

人事戦略研究所 統括マネージャー

事業会社で営業職や販売管理職を経験した後、前職ではマーケティング・営業強化のコンサルティングに従事。現在は、5~10年先の内部環境・外部環境を想定し、企業の成長を下支えする「組織・人事戦略」の策定・運用が図れるよう、≪経営計画 - 人事システム - 人材育成 ≫を一体的にデザインする組織開発コンサルタントとして実績を積んでいる。また、カタチや理論に囚われない、中小企業の実態に即したコンサルティングを身上とし、現場重視で培った独自のソリューションも多く開発している。

面談における3つのゴールを意識する

(1)評価結果が伝わる(2)被評価者が自らの問題を認識する(3)課題に取り組むモチベーションが湧く、事が達成できれば、そのフィードバック面談は合格と言えるでしょう。

(1) "伝える"ではなく、あえて"伝わる"と書きました。単に結果を説明するだけであれば、時間を割いて面談をする必要はありません。部下が納得できるよう、各項目の評価根拠について論理的(言語や数値)に説明できる事が重要です。また、自身の評価と会社の評価がズレた場合には、事前に根拠を確認してから面談に臨みます。

(2) 言うに及ばず、点数の低い項目が被評価者の弱点です。特に、被評価者の点数が高く、評価者の点数が低いような"ギャップ"が生じている項目は重要です。それは、被評価者が「自分はできている」と判断している項目であり、放っておくと改善の努力をしません。本人が点数を付けた根拠を聞きながら、上司としての見解を述べましょう。

(3) 部下に、「よし、チャレンジしてみよう!」と思わせる事は、最も難易度の高いゴールです。「完遂するとレベルアップが約束されている」「具体的で取組みやすい」「上司の支援がある」等に注意しながら、やる気につなげましょう。

面談進行のセオリーを知っておく

"強烈"なリーダーシップを発揮して部下をけん引できる上司は、セオリーが邪魔になる事はあります。しかし、95%以上(筆者の経験則)の上司は、セオリーを"なぞる"中からオリジナリティを磨けばいいと思います。セオリーとは、概ね以下の通りです。

(1) アイスブレーク:上司と部下の共通の趣味などを話し、緊張を解きほぐします

(2) まずは褒める:大げさに褒めましょう。敢えて部下に"武勇伝"を語らせることで、口が滑らかになるという利点もあります

(3) 課題を絞る:"指摘"ではなく"気づき"を意識しましょう。質問中心に組み立て、上司の話す割合が30%以下が理想と言えます

(4) 解決策を考える:部下のレベルやタイプに応じた解決策を一緒に考えます。「取り組みやす」を意識し、初動を促しましょう

(5) まとめる:まとめは、本人に語らせるとよいでしょう。理解しているかどうかの判断ができます 以上が、面談進行のセオリーです。この流れであれば、大きな失敗はしません。事前のシミュレーションも忘れずに。

"やってはいけない事"はやらない

最後に、やってはいけない注意点を述べます。

(1) 制度への批判:「俺の評価は違うけど、会社は...」は絶対禁句です。疑問があれば、面談前に必ず解消します

(2) 日常と異なる言動:普段は"数字"しか言わないのに、面談時だけ"お客様の為に"と言われても説得力がありません。上司としての指導方針は終始一貫させましょう

(3) 上から目線・下から目線:本人を抑えつけたり、逆に迎合したりすると信頼を失います。面談時だけは、あくまで一緒に課題解決を図るパートナーであることを忘れずに

以上が、上司としての注意点です。チェックリスト化して、面談の前後に記録をとる企業もあります。充実させるにはトレーニングと時間が必要ですが、ぜひ取り組んでみて下さい。

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※コラムは執筆者の個人的見解であり、人事戦略研究所の公式見解を示すものではありません。