前回に引き続き、会議において参加者の発言を活性化させる進行役が注意すべき点として、として「承認」があります。
 
会議の種類にもよりますが、アイディアを出したり、問題解決するような会議では、上位者の発言時間が長く、若手の発言が少なくなりがちです。これは若手社員の「遠慮」や「自信のなさ」が影響していると言えます。
過去に自分が発言したことが強く否定されたり、あまり取り上げられずに終わってしまった経験はないでしょうか。そういうことがあると、特に経験の浅い社員ほど自信をなくし、「次の会議からは黙っていたほうがいいかな」と思いこんでしまいます。これでは会議は活性化しません。
 
参加者の発言量を増やすために、進行役の役割として「発言しやすい雰囲気」をつくることが求められます。そこで「承認」のスキルを活用しましょう。
 
まずは、「発言したこと」への承認です。
 
　・ご発言いただき、ありがとうございます。
　・面白い意見ですね、もう少し詳しく聞かせてもらえませんか。
 
というように、発言の直後に「発言そのものに対して承認」する方法です。不安ながらも発言してくれた参加者に対して、安心感を与えることができ、「発言してもいいんだ」という気持ちにつながります。
 
また、
 
　・さきほど〇〇さんが言ってくださったように・・・。
 
などと、発言内容を例にとって話すことで、発言者の「存在承認や発言内容そのものへの承認」となり、発言への意欲を促進することができます。
 
これ以外には、会議進行の基本的なことですが、
 
　・今の議題について、私は〇〇さんの意見を聞いてみたいのですが。
 
と、あまり発言していない人を指名することも忘れないようにしましょう。進行役が「あなたの発言に興味があります」という姿勢を示すことも、参加者への立派な承認です。
 
普段、会話慣れしている間柄であれば、上記のようなことは必要ない、と思ってしまいがちですが、少し気持ちを新たにしてお試しください。