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評価運用マニュアル作成のコツ②

2020年09月01日 カテゴリ:人事考課(人事評価)

執筆者:西澤 美典

人事戦略研究所 コンサルタント

大学卒業後、前職の製造系ベンチャー企業にて営業・人事・総務等の実務を経営者の間近で従事。 「社員」と「経営者」の両方の視点から、自社のブランディングに取り組み、自分たちの存在定義を明確にすることで、働く人の意識、商品の方向性、企業文化が構築されていくことを体感する。 経営者のビジョンを大切にした、想いがつたわる人事コンサルティングを行っている。

引き続き、評価運用マニュアル作成のコツについてお話します。今回は「業務プロセス」と「作業手順」に焦点を当ててみます。
マニュアルは、読み手の知りたい箇所がすぐに見つかるように作るのが基本です。まずは業務プロセスを示して、評価制度の全体像がわかるようにしましょう。それから、業務プロセスごとの作業手順の詳細記述を記すようにしてみてください。


業務プロセス

業務プロセスの粒度は「①いつ」「②誰が」実施するか、で区分しましょう。
例えば、「①いつ」は、期初・期中・期末、「②誰が」は、被評価者、一次評価者、役員会議(に参加するメンバー)、といった具合です。
プロセスを区分したら、最初から最後までの流れがわかるように、書き出します。マニュアルの読み手にとって関与しないプロセスであっても、ここでは外さずに入れるようにします。自分が誰から情報を受け取って誰に情報を渡すのかを、プロセスの前後の関係者が正しく理解できるようにすることが大切です。

例:
【期初】
本人による目標設定→本人と1次評価者による目標設定面談→2次評価者による目標承認(→本人による目標修正)
【期末】
本人による評価→1次評価者による評価→2次評価者による評価→部門長による評価調整→役員会による評価決定→社長による評価決定→一次評価者による結果通知
 ※()は必要に応じて

上記のように文章でも良いのですが、「①いつ」「②誰が」と「何をするのか」が整理できていれば、図表化することで、よりわかりやすくなります。


作業手順

作業手順の粒度については、どこまで細かく書くべきか悩みどころですが、ここでは毎回変わることのない、決まった物事について記すと良いでしょう。実施にあたって準備するもの(評価表、部門の評価点数一覧表、調整シート)や、準備物の記入項目説明、実施手順説明がこれにあたります。

例:
【本人による目標設定】
 準備するもの:目標達成度シート(評価表)
 記入項目説明:1.目標設定欄(目標~達成基準、スケジュール)を記入します
        2.ウェイト欄、難易度欄を記入します

【評価調整会議】
 準備するもの:部下の評価表一式、部門の評価点数一覧表、調整シート
 実施手順説明:1.部門の評価点数一覧表に、部下全員の総合点数とランクを記入します(各自事前記入)
        2.調整会議にて、調整シートに基づき、評価ランクの調整を行います

評価表の記入にあたっては、記入欄の名称だけでは何を記入していいかわからないこともありますので、その補足をしてください。評価表のイメージを載せ、各記入項目に何を記入するのかを説明するとわかりやすくなります。「ルール(例:〇点以上はA、□点以上はB)」や「留意点(例:評価期間内の行動に基づいて記入)」については、作業手順を区別して記載すると、人事部にとっては、ルール変更時などに制度を管理しやすく、読み手にとってはわかりやすくなります。


マニュアルに記載が難しいのは、例えば次のようなことです。

・評価表はどうやって受け取るのか・渡すのか(連絡手段)
紙で評価をされている会社の場合、評価表の受け渡し方法にイレギュラーが発生しがちです。組織の体制や部署ごとの個別事情によっては、プリンタがなくて各自で印刷できなかったり、社外に出ていることが多い社員の評価表の回収が難しかったり、ということがあります。こちらに関しては、ケースにあわせて人事部がフォローをしましょう。

・いつまでに提出するのか(具体的な期日)
毎年のカレンダーや行事都合もありますので、マニュアルに具体的日付を記載することは難しいと思われます。評価実施のタイミングで人事部が必ず期日を周知してください。


スムーズな評価運用に向けて、次回も引き続き、マニュアル作成のコツをお話します。


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※コラムは執筆者の個人的見解であり、人事戦略研究所の公式見解を示すものではありません。

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